Ce que mes années de télétravail m’ont enseigné: 10 conseils « Édition spéciale Covid-19 »
Je vous comprends. Si vous avez rarement dû faire du télétravail (ou travailler à distance) dans le passé, cette nouvelle situation peut vous sembler inquiétante. Elle peut même s'avérer extrêmement difficile si vous avez des enfants - et en particulier de jeunes enfants - à la maison. Peut-être que le confinement et la distanciation sociale vous dépriment déjà, que vous ne vous sentez pas motivé, que vous vous inquiétez pour l’avenir ou pour vos proches. Vous vous demandez peut-être aussi comment rester productif ou comment soutenir votre équipe et vos employés qui doivent également travailler à distance. Quel que soit le blocage mental auquel vous êtes confronté, heureusement pour vous, je connais très bien cette réalité et j'ai quelques conseils à partager avec vous. Je pratique le télétravail depuis une dizaine d’années et j'ai même utilisé l’auto-isolation dans le passé pour avancer plus efficacement sur mes dossiers pendant une période de plusieurs jours ou semaines ! Je comprends donc parfaitement la nécessité et le défi d'être productif, en particulier lorsque vous n’êtes pas motivé ou quand les choses deviennent un peu chaotiques à la maison ! Voici 10 conseils qui ont fonctionné pour moi ou pour mes clients dans le passé. J’espère qu’ils faciliteront un peu plus cette transition vers votre nouvelle routine de travail à la maison…
Conseil #1: Avoir une routine est essentiel.
Cela peut sembler évident, mais croyez-moi, il est difficile de rester motivé lorsque personne n'est là pour vous dire quoi faire. Vous êtes maintenant votre propre patron et j'imagine que cette situation est peut-être nouvelle pour vous. Travaillant maintenant de la maison, vous serez tenté de faire d’autres choses (tâches ménagères, manger / cuisiner, dormir, regarder la télévision ou consulter Internet, peut-être avec une anxiété croissante à mesure que les nouvelles de la Covid-19 continuent d’affluer). Vous avez besoin de direction et pour ce faire, vous devez élaborer un plan quotidien où vous écrirez aussi précisément que possible ce qui doit être fait systématiquement.
Ce que ce plan quotidien devrait inclure: 1) une liste de tâches réaliste (y compris les 2-3 principales tâches récurrentes quotidiennes que vous devez faire en tout début de matinée), 2) les pauses prévues incluant la préparation des repas et un peu d'exercice, 3) le temps nécessaire pour prendre des nouvelles de votre famille / vos amis / vos voisins / vos collègues de travail (car il est important de maintenir cette connexion pendant l'isolement!), 4) le temps pour discuter de vos progrès avec votre superviseur ou vos employés, ainsi que 5) le temps avec la famille le cas échéant (une routine pour les enfants qui ne sont pas scolarisés en ce moment les aidera aussi!). Les routines ont parfois une mauvaise réputation, mais le besoin de rituels est un instinct humain de base. Nous aimons articuler nos journées autour de moments clés et d’actes familiers et répétitifs. Surtout en cette période d'incertitude, avoir des routines nous rassure ! Il faudra bien sûr être flexible selon les circonstances de chacun et les imprévus quotidiens, mais il est important d’avoir au moins une structure pour dessiner votre journée de travail à la maison pour les prochaines semaines.
Conseil #2: Planifiez en fonction de vos heures les plus productives.
La meilleure pratique consiste à identifier d'abord quelles sont vos heures les plus productives dans la journée (en fonction de vos responsabilités à la maison et de votre connaissance de vos niveaux d'énergie) ; puis attribuer certaines tâches à des blocs de temps définis. Identifier clairement vos heures les plus productives et les respecter vous permettra aussi de suivre la façon dont vous utilisez votre temps. Si vous avez des enfants à la maison, planifier vos heures les plus productives autour de leurs besoins et activités est clé. Sélectionnez les moments où vos enfants peuvent faire une activité par eux-mêmes (quelle qu'elle soit et quelle que soit la durée).
Travailler une heure productive complète est mieux que travailler par bribes de temps dispersés en étant interrompu à vos heures de pointe. Si vous avez la chance d'avoir un partenaire ou un autre adulte dans la maison, pensez à faire des tours de garde pour la supervision et le temps avec les enfants, afin que chacun puisse passer un moment calme et productif. Profitez de cette occasion pour avoir une conversation ouverte avec votre partenaire sur vos objectifs de carrière et comment travailler ensemble pour créer une routine plus harmonieuse si vous travaillez tous les deux à domicile.
Conseil #3: Révisez vos objectifs fréquemment.
Vous devez revoir vos tâches chaque soir pour suivre vos progrès et votre gestion du temps, ainsi que prendre des notes sur vos avancées et réussites. Écrire (ou même tenir un journal) sur ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné sera très utile pour vous soutenir à court et à long terme. Quelques questions à vous poser à chaque fois que vous prenez ce temps précieux de réflexion : Avez-vous atteint vos objectifs quotidiens ? Qu'est-ce qui a fonctionné et devrait être utilisé comme une ressource utile plus systématique dans les prochains jours ? Que devez-vous changer pour structurer votre journée ou vos listes de tâches différemment ? Lorsque vous prenez ce temps pour réfléchir, vous pouvez mieux vous adapter au lendemain et rendre le travail à distance encore plus productif et efficace. Et honnêtement, vous devez garder cette habitude au-delà des semaines de détention. Elle est un outil indispensable au succès de tous les professionnels et gestionnaires, télétravail ou non.
Conseil #4: Ne travaillez pas en pyjama!
Vous devez vous sentir comme si vous sortiez pour aller au bureau. Bien sûr, personne ne pourra voir si vous avez décidez de travailler en pyjama, mais vous habiller pour aller au travail vous conditionnera à être à votre meilleur en termes de concentration et d'engagement pendant vos heures les plus productives. Tout est une question d’état d’esprit.
Conseil #5: Il est temps de rejoindre « le club des 5h du matin »!
Je sais que ce ne sera pas nécessairement le conseil le plus plaisant, surtout si vous êtes déjà fatigué et que vous n'avez pas envie de raccourcir vos nuits. Peut-être que vous n'êtes pas intuitivement un lève-tôt et que cela prendra du temps pour vous y habituer (comme aller au lit beaucoup plus tôt par exemple !) Mais, si vous avez des enfants à la maison, il est peut-être temps de rejoindre le « club des 5h du matin » (ou 5am club) – un mouvement lancé par Robin Sharma pour encourager les professionnels à profiter de ce moment de solitude, de silence et de manque de distraction pour bien commencer la journée de travail. Le principe est le suivant : Réveillez-vous tôt et faites du travail avant le réveil du chaos (c'est-à-dire de la famille). Encore une fois, je recommande de fixer des priorités et objectifs la veille pour que vous puissiez gérer votre temps et l'utiliser efficacement dès votre réveil le matin. Allez vous coucher le plus tôt possible pour avoir une bonne nuit de sommeil (je suis consciente que la réalité de chacun sera différente avec des enfants !) Puis, réveillez-vous avant le lever du soleil pour faire 1 à 2 heures de travail. Enfin, prenez le petit déjeuner avec votre famille et profitez de faire des activités amusantes et relaxantes avec eux. Je vous promets, l'effort en vaut la peine.
Conseil #6: Ménagez un espace consacré au travail.
L'espace et le confort sont importants si vous devez travailler à distance, en particulier sur une longue période. Assurez-vous d'installer comme il faut votre espace de travail sur un bureau ou sur une vraie surface plane. En d'autres termes, travailler sur votre canapé ou dans votre lit peut ne pas être très motivant - de la même manière que travailler en pyjama. Installez votre ordinateur portable de manière à ce qu’il soit à la hauteur de vos yeux (ou vous vous retrouverez avec des douleurs importantes dans les épaules et le cou). N'oubliez pas de vous lever, de vous étirer de temps en temps et d'avoir une bouteille d'eau à proximité. Encore une fois, ce conseil semble évident, mais il est souvent ignoré et il en résulte une faible productivité au fil du temps.
Conseil #7: Minimisez les distractions.
Je comprends qu'avec les enfants, cela pourrait s'avérer difficile - je peux presque entendre les cris, les disputes et le chaos général en arrière-plan ! Mais imaginons que minimiser certaines distractions est dans votre contrôle. Que pouvez-vous éliminer dans votre environnement pour rendre votre espace de travail plus efficace ? Pouvez-vous désactiver les notifications par courriel ou par texto pendant un certain temps ? Pouvez-vous configurer des limites et des alertes sur votre téléphone pour limiter votre usage d’Internet et des médias sociaux ? Pouvez-vous mettre de côté (ou même éteindre) votre téléphone pour une durée limitée pendant que vous travaillez sur votre ordinateur ? Sinon, pouvez-vous laisser uniquement la fonction « appel » activée en cas d'urgence (et désactiver les textos et autres notifications de réseaux sociaux) ? Pouvez-vous utiliser du papier et un stylo pour alterner avec l'utilisation de l'ordinateur ?
Bref, vous l’aurez compris, les distractions téléphoniques et en ligne sont généralement l'ennemi numéro 1 lorsque vous travaillez à la maison. Fixez-vous des limites strictes et si vous remarquez que c'est encore trop difficile pour vous, n'hésitez pas à me contacter et nous pourrons discuter de la façon de vous faire avancer. Je suis une coach orientée solutions et déterminée à renforcer votre ingéniosité. Ensemble, nous y arriverons !
Conseil #8: Trouvez un partenaire de soutien.
Je joue souvent ce rôle pour mes clients qui me demandent de vérifier l’avancée vers leurs objectifs et leurs progrès. Mais il est bon d'être entouré d'autres personnes dans votre vie (ou votre travail) qui vous soutiendront pendant cette période. Après tout, nous sommes maintenant nombreux à être confrontés aux défis du travail à distance. Avec qui pouvez-vous partager vos priorités et vos objectifs de travail ? Qui peut vous tenir responsable envers vos engagements ? Rappelez-vous que d'autres connaissent cette situation de confinement ; vous n'êtes pas seul. Pourquoi ne pas avoir une conversation ouverte avec vos pairs (ou même votre superviseur) à ce sujet ? Cela pourrait être indispensable pour améliorer votre productivité, votre concentration et votre engagement - sans parler de l’impact positif sur vos relations au travail et avec vos pairs à long terme.
Conseil #9: Utilisez les outils virtuels conçus pour le télétravail.
Ce que mes années de télétravail m'ont aussi appris, c'est qu'il y a quelques outils qui sont extrêmement utiles en ce qui concerne l'établissement des priorités et de la gestion du temps, ainsi que pour améliorer le travail d'équipe à distance. Voici quelques idées pour vous accompagner :
1) LA PLANIFICATION ET LA PRIORISATON: Trello est un outil gratuit en ligne. Il est super pour la planification de tâches et des listes; vous pouvez ainsi les partager avec votre équipe via la plateforme en ligne et observer votre progrès (et celui des autres membres de l’équipe). Trello vous permet aussi de vérifier les tâches accomplies et celles qu’il reste à faire.
2) LA GESTION DU TEMPS : Si vous avez des difficultés à bien gérer votre temps, pensez à utiliser des minuteurs en ligne !
Il y a plusieurs minuteurs virtuels, chacun avec sa méthode. Je vous propose d’essayer par exemple la méthode Pomodoro avec ce tomato timer ou une application comme Be Focused . Vous travaillerez typiquement en blocs de 25 minutes, entrecoupés par des pauses planifiées de 5 minutes.
Klokki est aussi une plateforme en ligne intéressante pour la gestion du temps. Vous pouvez aussi partager cet outil avec votre superviseur ou gestionnaire pour leur montrer vos progrès et combien vous êtes un pro du télétravail! ;-)
Des outils pour travailler en équipe:
3) LE PARTAGE DE FICHIERS : Google drive et Dropbox risquent de devenir vos meilleurs amis en ce moment. Tous deux offrent une plateforme sécuritaire et efficace pour le partage de données. Si vous avez besoin d’envoyer des fichiers plus lourds (contenant des données audiovisuelles), vous pourriez aussi envisager d’utiliser wetransfer (gratuit). Avez-vous besoin d’un système de gestion centralisé pour les mots de passe (individuellement ou pour l’équipe) ? 1Password pourrait être l’outil dont vous avez besoin.
4) LA COMMUNICATION EN ÉQUIPE : Slack (pour toutes conversations d’équipe et professionnelles) inclut d’autres fonctionnalités visant à augmenter la productivité. Zoom est aussi une bonne option pour les audio et vidéo conférences de groupe ou pour des rencontres bilatérales avec votre employé ou votre gestionnaire.
Conseil #10: C’est le moment de faire preuve de créativité.
Si vous avez déjà des systèmes de télétravail en place mais que vous faites aujourd’hui face à un changement majeur dans votre routine, sachez que je vous comprends. Étant moi-même propriétaire d'entreprise et télétravailleuse, je vois toutefois cette perturbation comme une opportunité d'être créatif, ingénieux et surtout résilient face au changement. Et je sais que vous en êtes capables aussi !
J’aimerais donc vous mettre au défi de ré-imaginer des façons de faire ce que vous faisiez auparavant. Il n'y a pas de meilleur moment que le présent pour y penser, alors que la plupart de nos systèmes habituels ou traditionnels ne fonctionnent plus. Qu’avez-vous longtemps repoussé de faire en raison du manque de temps (ou par simple procrastination) ? Pour les propriétaires d'entreprise, est-ce la comptabilité ? L'écriture ? Développer de nouveaux contenus et produits inédits ? Prenez cette crise comme un défi pour développer de meilleures pratiques dans votre entreprise ou avec votre équipe, comme demander à vos employés ou à vos clients ce dont ils ont besoin et comment vous pouvez les aider en cette période de crise. Cette crise est une opportunité pour développer et manifester votre leadership.
Enfin, n'oubliez pas de respirer et prenez ce temps pour réfléchir et méditer. Nous traversons une période particulièrement stressante. Arrêtez-vous un moment pour prendre une série de trois respirations profondes et donnez-vous la permission de laisser aller les attentes envers vous-même, la quête de la perfection et votre peur de l'échec. Ces émotions sont réelles, prenez-en acte, ressentez-les. Mais relâchez-les parce que ces émotions ne sont pas vous. Elles ne vous définissent pas. Un sentiment est éphémère, mais votre créativité et votre ingéniosité n'ont pas de limite.
Vous pouvez trouver plus de contenu gratuit pour vous accompagner sur le blog d'Ariadne Coaching et sur nos réseaux sociaux, comme la gestion du stress pendant la distanciation sociale et le confinement, ou encore comment booster votre créativité en période de crise.